表彰式の進行ってなにするの？当日の流れポイントをご紹介
表彰式での進行役に抜擢された…！そんな時、多くの人は慌ててしまうのではないでしょうか。人生に一度、あるかないかの珍しいオファーに戸惑う気持ちはよく分かります。ここでは、表彰式の幹事を行う上で知っておきたいポイントや、役に立つ情報をまとめてご紹介。進行を任された人は要チェックです！
表彰式の事前準備
表彰式を成功させるかどうか、それは事前準備がきちんと出来ているかどうかにかかっていると言っても過言ではありません。幹事を一人で行うとは考えにくいため、他のスタッフと協力しながら進めていくことになるでしょう。
最低限、準備しなければならないのが以下のポイントです。
- 当日や当日までに動けるスタッフの手配
- 司会者
- 表彰の際に渡すトロフィー等
- 音響、映像、撮影環境の整備
- 表彰式の進行プログラム
- 会場の手配
表彰式の規模や内容によって、必要な準備は変わってきますので、これはあくまでも一例です。過去の例にならうように進行するのであれば、大きな変更を加えない方が良い場合もありますが、初めて表彰式を行う場合や内容をすべて任せられているのであれば、演出も含めて決めていく必要があります。
表彰式の当日の流れ・プログラム
開会の言葉
表彰式開会の言葉は、その組織の中で立場が上の人が行うのが通例です。既に心構えされている場合もありますが、進行役はお願いする人に事前に伺い、きちんと依頼しておく必要があります。
受賞者の挨拶
受賞した人の挨拶は、代表者一人が行う場合と、受賞者全員が行う場合があるでしょう。受賞者の人数を考慮し、スケジュール進行に支障のないよう検討しておきましょう。代表者に依頼する場合は、誰にするのかも話し合っておき、事前に依頼しましょう。
表彰
表彰を受ける人を順番に呼び、代表者や社長などから賞状や記念品などを渡します。賞の名称や受賞者の名前に誤りがないかどうかチェックしておきましょう。受賞の内容によっては、どのような点から受賞に至ったのか、どういう賞なのかなどを司会に紹介してもらう必要があるかもしれません。
社長の挨拶
社長や代表者のスピーチです。表彰式が慣例となっていれば、こちらから敢えてお願いしなくても大丈夫だろうと思うかもしれませんが、いくら例年のことだとしても事前に許可をとり依頼しておくのがマナーです。
祝辞
いよいよ終盤です。来賓をお招きしている場合は来賓からの挨拶を頂戴することもあります。その場合も、しっかりと余裕をもって事前にお願いをしておくのがマナーです。電報が寄せられている場合は、このタイミングで紹介します。
閉会の言葉
閉会の挨拶は、組織の中で立場が上の人にお願いすることもありますし、進行役が締め括ることもあります。
表彰式の進行役として知っておきたいポイント
表彰式の進行役をつとめるのであれば、以下のポイントを必ず押さえておきましょう。式を滞りなく進めるには、確実に必要な内容です。
進行役の立ち位置
司会者の立ち位置は、原則「下手(しもて)」です。会場等の都合でどうしても難しい場合もあるかもしれませんが、レイアウトを自由に決められる状況であれば必ず下手になるよう決めておきましょう。
「上手(かみて)」は客席から見て右側、表彰式では受賞者が立つ位置となります。逆に、下手は客席から見るとステージの左側に位置します。
当日は台本を用意する
台本は、特に進行役の準備として重要です。台本が仕上がっていれば、会場で誰がどう動くのか、司会がどのタイミングで何を喋るのかなど明確になります。複数人のスタッフで動くことの多い表彰式で、それぞれの役割やすべきことが共有できます。そのため、ロスタイムが少なく表彰式がスムーズに滞りなく行いやすくなります。
台本と聞くと、司会者の台詞が書かれた本だと思われるかもしれませんが、実際は違います。例えば、表彰状を渡す順番、登壇や降壇の順番とルートなど決めておくと、スムーズに誘導することができますね。
表彰式における台本は、舞台での動きが文字によりイメージできるものであれば良い、というわけです。もし万が一、誰かがプログラムの順番を間違えて動いてしまったとしても、台本に正確な情報が記載されていれば慌てずに修正できるはずです。
スタッフの動きまでイメージする
準備の段階から関わっているスタッフならある程度の動きがイメージできるかもしれませんが、当日のみ協力をお願いするスタッフにはそれなりの配慮も必要です。それぞれの役割を明確にし、いつ、どんな協力をお願いしたいのかきちんと伝えましょう。
もちろん、準備から関わっているスタッフであっても、きちんと役割を果たせるように進行役が考えなければなりません。台本には、誰がどのタイミングで何をするのか細かく記し、無理のない動きができるかどうかシミュレーションしておくことも大事です。
盛り上げるタイミングをおさえる
表彰式は、表彰される方の功績を称え広く知らせるための場ですので、若者がクラブで騒ぐようなノリの良さや盛り上げは必要ありません。しかし、拍手を贈る時はしっかりと盛り上げるなど、メリハリはあった方が良いでしょう。拍手の音が大きくて困る人はいません。表彰を受ける人としても、パチパチとまばらな拍手よりは、盛大な拍手の方が何倍も嬉しいですよね。
進行役は、こうした盛り上げるべきタイミングをチェックしておき、ここだ！というタイミングがきたらさりげなく盛り上げ役を担うのがベストです。「盛大な拍手をお願いします！」という一言があるかどうかで、拍手の大きさは変わります。
表彰式におすすめの記念品
最後に、表彰式にふさわしいおすすめの記念品として、トロフィーと楯をご紹介します。
トロフィー
鳥モチーフのブロンズトロフィー
鳥が飛び立つ瞬間をとらえたデザインは、芸術分野や社内表彰にぴったりです。
表彰のジャンルを問わず使いやすいのがポイントです。
スポーツの表彰であれば、その競技者をモチーフにしたものが良いですね。
選べるレリーフ！ブロンズトロフィー
レリーフが取り替え可能なトロフィーの場合も、様々な分野にマッチしやすくおすすめです。レリーフやメダルの種類はトロフィーを扱うお店によってバリエーションが異なるため、たまたま見つけたお店でなかったとしても、他のお店にはイメージ通りのものがあるかもしれません。
盾
天然石台楯
楯といえば、一般的には木製のものが多いですが、よりシックで大人の表彰におすすめなのが天然石を使った楯です。ずっしりと重みがあり、まさに特別な表彰にふさわしい記念品ではないでしょうか。楯は、レリーフが取り替えできるものも多く、とても人気があります。
クリスタル盾
予算に余裕がある時は、クリスタルトロフィーや盾も検討しやすくなります。金属製の一般的なトロフィーとは違った華やかさや高級感があり、大人の表彰におすすめです。近年人気が高まりつつあるクリスタルトロフィーや盾は、女性がもらって嬉しいと感じるものも多く、デザインが豊富です。
いかがでしたか？ここでは、表彰式の進行を行う上で知っておきたいポイントをご紹介しました。表彰式の進行は、事前の準備が成功を握る鍵！慌てないように、時間をかけて台本を作成し、当日は無理なくスタッフ全員が落ち着いて行動できるようにしておきましょう。進行にあたり協力を得なければならない人には、できるだけ早い段階でオファーをすることも忘れずに。そして、もらって嬉しいと感じてもらえるようなトロフィーを準備して、万全の体制で表彰式当日を迎えたいものですね。
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